Guarda prima di saltare: L'arte dell'analisi dei problemi pre-progetto

Perché, cosa e come ovvero l’analisi delle esigenze, delle soluzioni e delle scelte nel ciclo di vita del progetto per evitare di spostare il problema in un altro punto dell’organizzazione. Una sfida comune per i professionisti del cambiamento e gli stakeholder

Decidere in anticipo una soluzione? Non c’è nulla di intrinsecamente sbagliato in questo: il problema sorge quando la soluzione viene presa prima di avere una chiara comprensione dei risultati che vengono cercati e delle opportunità o dei problemi che vengono affrontati. In tale situazione, può esserci il pericolo reale che ogni stakeholder abbia aspettative leggermente diverse su ciò che farà la “soluzione” scelta e su come ne trarrà beneficio. Se queste aspettative non sono chiaramente articolate, possono emergere situazioni in cui le persone sono d’accordo a livello superficiale ma hanno punti di vista di fondo molto diversi. In altri casi, la presunta “soluzione” può peggiorare le cose o semplicemente spostare il problema da qualche altra parte nell’organizzazione.

La trappola della prima soluzione – Immaginiamo un gruppo di stakeholder che hanno deciso di volere un nuovo sistema CRM. Sarebbe possibile avviare un progetto per implementare esattamente ciò che hanno chiesto (e migrare i dati esistenti), ma se non venissero poste domande sul motivo per cui in primo luogo volevano il nuovo sistema, potremmo scoprire di non avere l’effetto sperato. Per esempio, se uno stakeholder dicesse: «Ah, mi fa piacere che tu me l’abbia chiesto! Il motivo per cui desideriamo un nuovo CRM è perché il nostro team di vendita sul campo non utilizza quello esistente. Abbiamo sentito che quel “CRM System” è molto utilizzato, quindi abbiamo pensato di provarlo”. Si tratta chiaramente di una ipotesi provocatoria ma che dimostra l’errore di andare avanti senza capire “il perché”. In effetti, sarebbe sicuramente il caso di andare a fondo, chiedendosi perché il team di vendita non utilizza il sistema esistente. Forse, è perché i dati sono scarsi? Forse, non funzionano bene sui dispositivi mobili? O forse, è solo perché non vedono il valore nell’usarlo (se è così, è improbabile che un nuovo sistema risolva il problema!).
Senza capire meglio queste cose si corre il rischio di fornire un nuovo sistema IT che peggiora le cose. Dobbiamo anche tenere a mente che la soluzione che è stata suggerita (una soluzione IT) è probabilmente solo una parte di una situazione molto più ampia che coinvolge processi, policy, persone e molto altro ancora. La migliore tecnologia al mondo è un investimento sprecato se le persone scelgono di non usarla e sviluppano invece le proprie soluzioni alternative (tipo le macro di Excel, per dire).

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