Novembre 2005

L’audit delle prescrizioni di progetto (Parte Seconda)

Le prescrizioni arrivano in molti formati e livelli di dettaglio differenti e, nel passaggio da una persona all’altra, esiste il rischio di interpretazioni errate. In questi tempi di grandi organizzazioni distribuite, di progetti globali e di outsourcing, si moltiplica il rischio di prescrizioni ambigue o addirittura mancanti.

Una prescrizione interpretata erroneamente può costare molto cara e può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto.Avete bisogno di una metodologia per determinare la completezza di una prescrizione, oltre che per identificare supposizioni e ambiguità nel testo. In breve, dovete essere in grado di sapere se le specifiche sono sufficientemente buone per comunicare con successo i dettagli voluti alle persone giuste.

Questo testo descrive il nostro approccio alla verifica delle specifiche delle prescrizioni di un progetto, indicando come identificare i difetti di queste ultime prima che possano provocare danni.L’audit in altri campi

Ogni anno, una società di auditing specializzata sottopone a verifica i nostri record finanziari. Gli auditor verificano che abbiamo registrato e pagato correttamente le tasse, verificano le fatture emesse, i pagamenti, gli ordini di acquisto, gli incassi e i conti bancari. Certificano che abbiamo condotto le nostre operazioni rispettando le leggi e i regolamenti in vigore. Gli auditor sanno che cosa dovrebbero contenere i nostri record e il livello di dettaglio delle informazioni necessario.

Sanno anche come essere certi della corrispondenza dei dettagli con la verità. In maniera del tutto analoga ad altre società, manteniamo ordinati i nostri record seguendo principi contabili riconosciuti e stabiliti da tempo. Questo rende più semplice per gli auditor seguire la logica delle nostre azioni, così come consente a noi di rispondere più agevolmente alle eventuali domande. Lo scopo di sottoporsi a un?auditing è di fornire una verifica ufficiale che stiamo operando correttamente e che i nostri record sono conformi alle regole e comprensibili.

Esiste un parallelo tra la verifica delle prescrizioni di un progetto e quella dei record finanziari. Lo scopo di entrambe le operazioni è di evitare problemi futuri, idenficandone in anticipo le cause. Tuttavia, una differenza fondamentale è che l’audit finanziario è obbligatorio e segue un insieme di regole e standard ben definiti. Infatti, gli auditor sanno da dove iniziare e utilizzano una modalità oggettiva di comunicazione delle deficienze e delle richieste di chiarimenti.

I record posseggono una forma ragionevolmente conforme, il contenuto atteso è ben definito, così come il livello di dettaglio. Le regole per verificare i collegamenti significativi tra i record finanziari non danno luogo a dibattito.

Nel caso delle specifiche delle prescrizioni di un progetto, invece, non abbiamo un set di standard che definiscano il contesto obbligatorio. Al contrario, la forma, il contenuto, il dettaglio e i collegamenti sono tutte variabili dipendenti dalle caratteristiche e dalle scelte del singolo progetto.

Tuttavia, esaminando con attenzione queste variabili abbiamo imparato come effettuare un auditing significativo e produttivo per tutte le maniere di presentazione delle specifiche delle prescrizioni.

Forma, contenuto, dettaglio e collegamenti

La forma di una specifica fa riferimento alle caratteristiche, come le modalità di organizzazione e di raggruppamento dei contenuti, l’uso di testi e diagrammi, gli indici, i caratteri di stampa, i colori, il medium (cartaceo o elettronico) – ovvero tutto ciò che ne determina la costruzione, il formato e la presentazione. Standard particolari di progettazione dei documenti, così come l’uso di uno strumento automatico spesso determinano la forma della specifica.

Il contenuto rappresenta le classi di argomenti espressi nella specifica. per esempio, ci si può aspettare che una specifica di prescrizioni contenga informazioni come una definizione non ambigua dell?obiettivo da raggiungere, una definizione dei partecipanti, una specificazione delle prescrizioni funzionali e non funzionali, una definizione dei termini usati nel testo e, infine, ogni altro tipo di informazioni utili, così come concordato con il team del progetto.

Il dettaglio fa riferimento alla granularità di ciascuna delle parti essenziali della materia del soggetto. Per esempio, il documento in questione contiene prescrizioni di dettaglio oppure è un documento preliminare che descrive sinteticamente gli scenari del business case?

La collegabilità è la struttura formale che collega i significati delle prescrizioni rendendoli rintracciabili singolarmente. Se la specificazione contiene prescrizioni di dettaglio, è possibile collegarli con le parti del Business cui fanno riferimento? Sono definiti tutti i termini presenti in ciascuna prescrizione? Può essere provata la rilevanza di ogni prescrizione in relazione all’obiettivo del progetto?

La sfida dell’audit delle prescrizioni è la capacità di risalire a monte della loro forma, per scoprire se il contenuto, i dettagli e i collegamenti indicati risultino adeguati allo scopo indicato nelle loro specifiche. In altre parole, se una determinata specifica è fornita alle persone alle quali deve essere indirizzata, quali decisioni potranno adottare e quali ipotesi dovranno prendere in considerazione?

Riconoscimento delle prescrizioni mancanti

Se qualcuna delle sezioni (o sottosezioni) della tabella non trova corrispondenza con una o più parti della specifica, allora è probabile che manchino delle prescrizioni. Ho parlato di probabilità perché dovete considerare i dettagli previsti (come discusso precedentemente) della specifica. Se, per esempio, l’intenzione è che la specifica rappresenti un primo sommario delle prescrizioni, allora può essere che l?esclusione di alcune prescrizioni di dettaglio (o di alcuni dei rispettivi attributi) sia intenzionale.

Se la specifica è intesa come input per la progettazione e l’implementazione, allora deve contenere una definizione precisa ed esauriente dei vincoli e delle prescrizioni funzionali e non funzionali. Inoltre, ciascuna definizione dovrebbe includere tutti gli atttributi di ogni prescrizione di dettaglio. Dovrebbe essere anche possibile collegare ciascuna prescrizione di dettaglio con i relativi casi di Business e di utilizzo del prodotto.

Scoprire le ridondanze

Nella prima fase della vostra azione di audit avete usato etichette e matite colorate per identificare quali parti della specifica corrispondevano a quali parti degli argomenti delle prescrizioni descritti nella tabella di riferimento. Se esistono parti della specifica che non risultino segnate in qualche modo, si tratta di parti potenzialmente ridondanti. Esaminandole con attenzione, potreste scoprire che sono rilevanti ma che le avete saltate durante la prima verifica.

Tuttavia, la specifica può contenere argomentazioni che non sono rilevanti per le prescrizioni e che rischiano solamente di confondere le persone che le leggeranno.

Un altro motivo per cui una sezione può risultare non segnalata è perché non è altro che il duplicato di qualcosa già espresso nella specifica. In questo caso, segnatela come duplicato.

Scoprire le incoerenze

Riesaminate le parti della specifica che hanno a che fare con i partecipanti (sezioni 2 e 3), gli obiettivi (sezione 1) e il campo di applicazione (sezioni 7 e 8), alla ricerca delle argomentazioni non coerenti:

– L’area del lavoro (di investigazione) coincide con gli obiettivi stabiliti?- Sono stati identificati i partecipanti, non solamente per ruolo ma anche per nome e motivo del coinvolgimento?- Gli obiettivi sono misurabili o risultano aperti all’interpretazione?- Se la specifica contiene una definizione del campo di azione del prodotto, quest’ultimo è conforme con gli obiettivi dichiarati?- Tutte le interfacce di contesto risultano definite nella definizione dei termini? (vedi sezione 5)- Tutti i termini utilizzati nelle prescrizioni individuali sono definiti nella specifica? In precedenza, avevo suggerito di usare schede indice oppure un foglio elettronico come mezzo per mantenere traccia di dove appaiano i termini significativi, in modo da evidenziare quelli non definiti.

La comunicazione dei risultati

Una volta completato il vostro audit, la cosa migliore è parlare con le persone che hanno prodotto la specifica e porre loro le domande relative a quanto avete rilevato. Esse sono nella posizione di fare luce su eventuali malintesi e possono indicare come affronteranno i problemi che avete messo in evidenza.

Quindi, potete fare una sintesi di quanto avete scoperto con il vostro audit seguendo lo schema delle sezioni della tabella di riferimento.

Numero della sezione:Nome della sezione:- informazioni sulle prescrizioni mancanti- Informazioni sulle prescrizioni ridondanti- Informazioni sulle prescrizioni non coerenti- Altri commenti e domande- Rischio per l’impresa di mancata correzione

Quando applicare il processo di audit

Il momento migliore per effettuare un’azione di auditing delle specifiche è quando avete un punto di riordino nel progetto. Per esempio, questo può accadere perché dovete fornire le specifiche a un altro gruppo all’interno dell’organizzazione oppure a un fornitore esterno.

Se poi queste persone sono geograficamente distanti, a prescindere che siano all’interno o all’esterno della vostra organizzazione, l’azione di audit è assolutamente vitale. Resterete sorpresi di quante domande sorgeranno e di quante ipotesi non verificate verranno scoperte.