L’audit delle prescrizioni di progetto (Parte Prima)

Dopo aver verificato le specifiche secondo le indicazioni della sezione 1 della tabella di riferimento Volere, spostate la vostra attenzione sulle sezioni 2 e 3; scegliete i post-it di un altro colore ed esaminate le specifiche dal punto di vista della defininione più o meno precisa dei partecipanti al progetto.

Ho sottoposto ad audit specifiche che non fanno menzione di alcun partecipante (oppure li indicano unicamente in termini di ruoli, senza indicare il tipo di input che debbono fornire alle specifiche stesse), imparando che questi sono indicatori che provocano ambiguità e supposizioni non verificabili.

Ancora una volta la tabella, insieme con gli altri riferimenti indicati alla fine di questo testo, contiene una grande quantità di indicazioni cirrca il tipo di informazioni sui partecipanti che dovrebbero essere contenute nelle specifiche.

La sezione successiva da verificare è la sezione 7 “l’area di applicazione del lavoro, perché questa descrive i confini dell’attività affrontata dal progetto, la cui ampiezza è variabile in relazione a tutte le materie di pertinenza. Il progetto può fare riferimento alle attività di una parte dell’impresa, oppure può comprendere tutto il lavoro da effettuare nell’ambito di una nuova attività o, ancora, possono essere indicati i confini della parte del mondo dei consumatori che sarà interessata dal lancio di un nuovo prodotto.

Come spiegato nella tabella, i confini del progetto debbono essere definiti con precisione da sistemi adiacenti e da input e output ben definiti. Ancora, l’area d’intervento dovrebbe essere suddivisa in base ai diversi eventi relativi al business (oppure secondo altre modalità concordate e rintracciabili chiaramente) e ciascun evento dovrebbe essere collegabile a uno o più attività relative all’impresa.

Successivamente, esaminiamo e apponiamo i relativi segnalini colorati alle specifiche per la sezione 4 – vincoli obbligatori, sezione 6 – fatti e ipotesi rilevanti, sezione 8 – campo di applicazione del prodotto.

Mediante il processo di audit riuscirete a identificare i termini vaghi, contradditori o ambigui. Questo corrisponde alla sezione 5 – definizioni e convenzioni di identificazione. Se la specifica contiene un dizionario/lessico/glossario, oppure una sezione che definisca la terminologia, potete iniziare da queste pagine. Infatti, parallelamente a tutte le altre attività di auditing, ogni volta che incontrate un termine significativo ponetevi la domanda seguente: è un termine definito senza ambiguità ed è utilizzato in maniera appropriata?

Un modo conveniente per mantenere traccia di questa verifica consiste nello scrivere ciascun termine in una scheda indice – oppure, se preferite, potete registrarlo in un foglio elettronico, prendendo nota dove e a quale proposito sia definito nella specifica. Se riscontrate più di una definizione per un medesimo termine, annotatene sulla scheda le posizioni diverse all’interno della specifica. Per mantenere una traccia, io utilizzo una matita colorata (verde) per marcare nella specifica il termine che ho registrato sulla scheda.

Adesso che avete acquisito una certa familiarità con l’organizzazione e il contenuto della specifica e siete pronti a ricercare e identificare le prescrizioni di dettaglio funzionali e non funzionali, potete fare riferiferimento alle sezioni 9-17 nella tabella. A tale proposito, lo schema di prescrizione che trovate nel materiale di introduzione alla tabella identifica tutti gli attributi di una prescrizione di dettaglio.

Usate lo schema delle prescrizioni per verificare la completezza di ciascuna prescrizione di dettaglio. Se risulta mancante qualcuno degli attributi, allora prendetene nota sulla specifica e applicate una delle vostre etichette colorate per identificare e segnalare la prescrizione in causa.

La ricerca dei collegamenti

Ciascuna prescrizione di dettaglio dovrebbe possedere gli attributi che ne definiscono le singole particolarità. Ma, in base alle mie esperienze, molte volte non esiste un modo formale per verificare come queste prescrizioni operino in gruppo, oppure come si influenzino le une con le altre.

Per fornire una tracciabilità funzionale, ciascuna delle prescrizioni di dettaglio deve possedere un collegamento con una o più attività all’interno del progetto e, se quest’ultimo è gia arrivato a una fase di realizzazione, con uno o piu casi di utilizzo del prodotto che ne deriva. In dipendenza di come il progetto sia stato suddiviso, le prescrizioni contenute all’interno della vostra specifica possono essere raggruppate usando una denominazione diversa, come caratteristiche o componenti.

Queste ultime definizioni debbono supportare il vostro modo di lavorare e debbono riflettere le modalità secondo le quali le prescrizioni debbano essere raggruppate per comunicare “insiemi” di prescrizioni ai gruppi di partecipanti interessati. In molti dei progetti sui quali lavoro, le prescrizioni sono identificate come casi di uso, un accorgimento per identificare e mantenere gruppi funzionali. Quindi, sono identificate anche come caratteristiche, componenti o ogni altro modo di raggruppamento delle necessità del progetto, per soddisfarne le necessità di comunicazione.

Analisi dei risultati

Dopo aver confrontato le sezioni 1-17 della tabella con la specifica, adesso avete un documento pieno di etichette colorate e tutto segnato anche con le matite a colori. Per preparare il vostro report di audit della specifica dovete, quindi, identificare:- che cosa manca ancora?- che cosa risulta ridondante?- che cosa risulta incoerente?