November 2006

La Tassonomia dell’Impresa

La tecnologia del Web continua ad accelerare, offrendo sempre maggiori opportunità per la media degli utenti finali di accesso diretto alle informazioni man mano che i concetti e le tecnologie di gestione di queste si spostano verso l’avanti. Oggi, agli utenti tipici dell’impresa viene richiesto di essere molto più preparati sulla tecnologia e sulle informazioni, rispetto al passato. Si ritiene che l’utente medio debba possedere una consapevolezza su come operano gli strumenti di gestione della conoscenza, come portali, gestione documentale e sistemi di gestione dei contenuti del Web. Più specificatamente, ci si aspetta che questi utenti sappiano come ricercare e navigare per ritrovare le informazioni all’interno di tali sistemi. In molti modi, gli utenti sono cresciuti affrontando queste sfide. Oggi, l’utente medio comprende i concetti fondamentali di base dei sistemi di informazione del Web. Tuttavia, molte organizzazioni lottano con il problema di fondo derivante dal fatto che concetti della gestione delle informazioni, come progettazione della tassonomia, ovvero della sistematica di classificazione delle informazioni, e strategia dei metadati, siano oggi accessibili per l’uso da parte degli utenti tipici all’interno dell’impresa. Molte organizzazioni hanno mancato di modificare i progetti e le strategie di tassonomia in relazione al cambiamento dell’audience e degli utenti. Come risultato, molte delle tassonomie correntemente esistenti nei sistemi di front end risultano troppo complesse e lontane dal favorire l’accesso intuitivo da parte degli utenti finali. Questo problema è esacerbato dalla confusione concernente gli utenti e le applicazioni per le tassonomie. Questo articolo mira a indicare e discutere le attuali fratture tra le definizioni di tassonomia e le organizzazioni che tentano di costruirle. Mira anche a introdurre il concetto di una tassonomia d’impresa costruita specificatamente per soddisfare le necessità degli utenti e delle applicazioni di oggi.

Tassonomia tradizionale e d’impresa

Il concetto delle tassonomie è basato sulla classificazione dei componenti in categorie, all’interno di una struttura logica. Tradizionalmente, le tassonomie sono state utilizzate all’interno dei mondi della scienza e della gestione delle informazioni, con lo scopo di classificare vaste quantità di dati a fronte di una struttura logica. Le tassonomie tradizionali sono caratterizzate da regole rigorose di categorizzazione, da classificazioni mutualmente esclusive e da una granularità onnicomprensiva. Dal momento in cui gli strumenti di gestione della conoscenza sono divenuti tecnologicamente e funzionalmente disponibili per gli utenti finali, questo concetto della tassonomia tradizionale è stato completamente stravolto e l’utente medio all’interno dell’impresa, a prescindere dalle sue conoscenze tecniche e dell’esperienza sulla materia oggetto della ricerca, in questo modo non riceve il valore atteso dall’informazione.
A differenza di una tassonomia tradizionale, progettata primariamente per lo scopo della classificazione, una tassonomia d’impresa è progettata in primo luogo per l’usabilità. Sia che venga usata per potenziare la classificazione dei metadati nelle applicazioni di back end, oppure per la navigazione di front end, o per entrambe le necessità, una tassonomia d’impresa di successo deve essere progettata per una navigazione intuitiva da parte degli utenti finali. Per questo motivo, la progettazione a ogni livello della tassonomia d’impresa deve considerare se l’utente medio sarà in grado di comprendere sia i termini, sia la gerarchia della tassonomia, in modo da reagire in maniera sensata ed efficace.

Le caratteristiche della tassonomia d’impresa

Tenendo conto di queste necessità primarie di progettazione, la tassonomia d’impresa deve possedere alcune caratteristiche fondamentali che la differenziano dalla tassonomia tradizionale. In primo luogo, la tassonomia d’impresa dovrà possedere una terminologia semplice che eviti il gergo o la complessità tecnica che potrebbe confondere gli utenti potenziali. Nel considerare i termini per una tassonomia d’impresa, i progettisti dovranno identificare il “minimo denominatore comune” tra i tipi di utenti e realizzare un sistema che utilizzi termini e argomenti che risultino immediatamente familiari. Questo è specialmente importante ai livelli più elevati di tassonomia, nei quali tutti gli utenti debbono essere in grado di comprendere immediatamente che cosa stiano ricercando e dove possono andare per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
Un’altra caratteristica della tassonomia d’impresa è la sua minore aderenza alle regole della tassonomia tradizionale. Infatti, una tassonomia rigida creerebbe una gerarchia complessa di termini mutualmente esclusivi e collettivamente esaustivi, una tassonomia d’impresa punta a realizzare una struttura maggiormente lineare, meno granulare e che risulti notevolmente più intuitiva e più semplice per navigare. In termini pratici, questo porta a passare da una tassonomia tradizionale che potrebbe avere 100 nodi di massimo livello, tutti che fanno riferimento a 12 livelli di approfondimento, a una tassonomia d’impresa con solamente 8 nodi di livello più elevato, nessuno dei quali faccia riferimento a più di tre nodi verso il basso. In altre parole, la tassonomia d’impresa sacrifica i dettagli a favore della facilità d?uso e della significatività dei risultati della ricerca. I suoi detrattori affermano che questa mancanza di dettagli diminuisce il valore di una tassonomia. Tuttavia, se consideriamo che stiamo domandando ai nostri utenti dell’impresa di lavorare con questa struttura, una tassonomia più semplice rappresenta chiaramente la scelta corretta per essere sicuri che l’utente la comprenda totalmente, possa navigare al suo interno e possa ritrovare in maniera efficace i documenti di cui ha bisogno in una maniera semplice e ripetibile. Una struttura maggiormente lineare e con una minore granularità, progettata per ridurre il numero di “click” che si interpongono tra gli utenti e i contenuti desiderati, minimizza il lavoro necessario per classificare i contenuti all’interno della tassonomia stessa. Questo risulta in una maggiore usabilità e quindi in una maggiore facilità nel trovare i contenuti desiderati.

La flessibilità

Un’ulteriore caratteristica fondamentale della tassonomia d’impresa è la sua flessibilità intrinseca, che assicura l’esistenza di una progettazione dinamica in grado di adattarsi alle modifiche dei contenuti e delle necessità degli utenti. Mentre una tassonomia tradizionale viene mantenuta rigorosamente ed è soggetta a modifiche minime, una tassonomia d’impresa è costruita con la premessa che debba risultare facilmente modificabile per rispondere alle mutevoli necessità dell’impresa e degli utenti. Questo concetto supporta una metodologia di progettazione iterativa della tassonomia. Le organizzazioni debbono essere preparate a supportare l’evoluzione di lungo termine delle rispettive tassonomie, per reagire efficacemente ai cambiamenti delle necessità oltre che per rispondere al feedback degli utenti. Attivando un meccanismo di feedback adeguato, gli utenti saranno in grado di fornire ai progettisti della tassonomia le informazioni necessarie a guidarli per una migliore organizzazione della tassonomia stessa. A loro volta, i progettisti debbono essere preparati a reagire a questo feedback, in modo da migliorare continuamente la tassonomia e servire meglio gli utenti finali.

Problemi di realizzazione e soluzioni

Anche se molte organizzazioni comprendono interamente il valore di quello che offre una tassonomia d’impresa, tuttavia esiste un aspetto che impedisce loro di realizzare con successo progetti di tale tipo. Esistono molte ragioni per questa incertezza dei risultati. Prima di tutto, le organizzazioni non sono capaci di rompere completamente con i concetti assorbiti con le tassonomie tradizionali. Anche i progettisti indottrinati sui concetti e sui valori della tassonomia d’impresa tendono a ricadere nelle precedenti abitudini ed errori che portano a costruire strutture maggiormente complesse, dimenticando importanti necessità degli utenti finali. Un altro problema di fondo è dovuto al fatto che i suoi progettisti tendono a esagerare nell’analisi e nell’approfondimento degli sforzi necessari, con il risultato inevitabile di ritardi nella realizzazione del progetto e di proposta di tassonomie troppo pesanti e particolareggiate.

Per un’organizzazione, l’approccio più efficace per avviarsi verso la progettazione di una tassonomia d’impresa è di attivare un gruppo di lavoro interfunzionale ristretto, che sia in possesso e usi i contenuti informativi dell’impresa nel lavoro giornaliero. Queste persone debbono conoscere le rispettive necessità all’interno dell’impresa ed essere in grado di rappresentare quelle delle funzioni e delle persone che le hanno delegate. Dopo aver ricevuto una formazione e un orientamento alle migliori metodologie e agli obiettivi della tassonomia d’impresa, i componenti di questo gruppo debbono ricevere ogni facilitazione possibile, in maniera da poter applicare le loro esperienze personali e da poter utilizzare casi reali relativi alle informazioni e alla loro classificazione. Iniziando al livello più alto questo gruppo può discutere e definirne i nodi primari, per andare poi in profondità nei sottonodi con un livello sempre maggiore di dettaglio. Per ogni livello e per ogni decisione adottata, il gruppo deve verificare che le decisioni prese corrispondano alle necessità degli utenti finali. Anche se il processo può risultare pesante, il risultato finale sarà una tassonomia d’impresa che riflette veramente il pensiero e le necessità degli utenti finali.

Disponendo di tassonomie d’impresa intuitive e semplici, le organizzazioni incoraggeranno la condivisione delle informazioni, abbattendo le barriere verticali che esistono attualmente tra le basi dati e i contenitori di informazioni. Gli utenti individuali impiegheranno meno tempo nella ricerca di informazioni, beneficiando per più tempo delle informazioni che scopriranno tramite la tassonomia a loro disposizione. Con una soluzione di successo, gli strumenti di gestione della conoscenza verranno adottati più massicciamente e con una maggiore facilità d’uso. In conclusione, le tassonomie d’impresa saranno utili sia agli utenti individuali sia alle organizzazioni che le utilizzano, migliorando l’usabilità del sistema e incrementando così la capacità di trovare le informazioni richieste.