Volere è Potere, in Ogni Senso

L’analisi strutturata dei partecipanti, degli obiettivi e del campo di applicazione di un progetto è fondamentale per identificare correttamente le specifiche del progetto stesso e garantirne il successo.

Per questo, quando abbiamo pubblicato la prima versione della tabella delle specifiche di Volere (www.volere.co.uk), abbiamo identificato Partecipanti (sezione 2 e 3), Obiettivi (sezione 1) e Campo di applicazione (sezioni 7 e 8) come punti di partenza fondamentali per identificare i bisogni più rilevanti di un progetto.

Da quel momento abbiamo impiegato Volere in molti programmi nei settori più diversi. Abbiamo scelto di utilizzare Volere (verbo italiano che indica “desiderare”) come nome della nostra metodologia di lavoro su tecniche, modelli, tabelle e servizi per l’identificazione delle necessità.

Da dove iniziare?

Utilizzando l’approccio SGS (Stakeholder, Goal, Scope – Partecipanti, Obiettivi, Campo di applicazione) per l’identificazione delle necessità di un progetto ci siamo resi conto che le varie fasi del metodo non si susseguono necessariamente sempre nel medesimo ordine. Le persone chiedevano: “Dobbiamo effettuare per prima cosa l’analisi dei partecipanti, oppure dobbiamo partire dagli obiettivi, o invece dobbiamo tentare di definire il campo di applicazione del lavoro o del prodotto?”.

La risposta era invariabilmente: “Dipende”, indicazione di fatto non molto utile. Una maggiore riflessione ci ha fatto comprendere che, in realtà, non affrontavamo mai questi aspetti in un ordine prestabilito, ma li consideravamo sempre in parallelo. E’ un modo di agire sicuramente sensato, perché le scoperte relative a un’area fanno sorgere normalmente delle domande sulle altre.

Il diagramma in figura 1 presenta una sintesi della terna costituita da Partecipanti, Obiettivi e Campo di applicazione.

Con “partecipanti” si definisce l’elemento umano che può influire sul successo o meno di un progetto. Un partecipante al progetto è qualcuno che riceve un beneficio, oppure rimane danneggiato (in termini di funzionalità, guadagno, status, conformità alle regole, ecc.) dalla realizzazione del progetto stesso.

Gli “obiettivi” definiscono i criteri per il successo del progetto. Costituiscono la risposta alla domanda: come potremmo misurare il successo del progetto? Vengono usati per guidare il progetto e per aiutare il team di progetto nella scelta delle aree nelle quali concentrare i propri sforzi.

Il “campo di applicazione”, infine, definisce i confini delle investigazioni e i limiti di applicazione del prodotto da realizzare con il progetto. Abbiamo imparato a minimizzare il pericolo di confusioni costruendo due modelli del campo di applicazione, uno per l’investigazione e uno per il prodotto.

Condurre un workshop SGS

La nostra modalità preferita per condurre un workshop su Partecipanti, Obiettivi e Campo di applicazione consiste nell’appendere grandi fogli di carta alle quattro pareti di una stanza. Se si è fortunati si potrà anche disporre di pareti attrezzate con apposite lavagne.

Chi conduce il workshop deve inoltre dotarsi di un numero sufficiente di pennarelli, foglietti adesivi per le note tipo post-it, nastro adesivo, forbici e, se possibile, una fotocamera digitale. Quindi, si scrive su ogni foglio la rispettiva intestazione: Obiettivi, Partecipanti, Campo di applicazione, Altro. Su quest’ultima parete, poi, si deve incollare una copia della tabella dei contenuti di Volere (disponibile sul sito), come aiuto e guida durante il workshop.

La scelta della parete dalla quale iniziare non ha alcuna importanza e certamente sarà possibile passare dall’una all’altra – tutto andrà per il meglio procedendo in parallelo. La cosa importante è esplorare ogni argomento fino a essere sicuri di poter stabilire tutti i collegamenti possibili tra quanto si sarà via via scoperto.

Di seguito, indichiamo alcune tecniche efficaci per verificare il livello di conoscenza acquisito su ogni aspetto del progetto.

Analisi degli Obiettivi

Chiedete a ciascun partecipante al workshop di esprimere la propria interpretazione dell’obiettivo principale del progetto, considerandone lo scopo, il vantaggio e la modalità di misurazione (P.A.M. ? Purpose, Advantage, Measurement), in modo da scrivere per ogni persona, su un foglietto post-it da attaccare alla parete Obiettivi, quanto segue:

  • una frase di descrizione dello scopo del progetto
  • qual è il vantaggio per l’impresa
  • in che modo verrà misurato questo vantaggio

Quindi, fate in modo che ciascuno spieghi le proprie considerazioni avviando una discussione che coinvolga tutti. Lo scopo di questo esame collegiale è stabilire se esiste veramente un obiettivo comune e quali eventuali questioni aggiuntive rimangano in sospeso.

Durante questa sessione, oltre che nel corso di tutte le altre attività di analisi, fate in modo che qualcuno stia vicino alle altre pareti della stanza e scriva sui diversi fogli di carta ogni considerazione appropriata riguardante, rispettivamente, Partecipanti, Campo di applicazione e Altro.

Analisi dei Partecipanti

Ponetevi vicino alla parete dei Partecipanti e analizzate le caratteristiche di questi ultimi, disegnandone una mappa (Figura 2). Per ogni cerchio sulla mappa chiedete quale partecipante debba esservi inserito.

Usate la tabella per l’analisi dei partecipanti (Figura 3) come check list per aiutarvi a identificare tutti i partecipanti appropriati e per essere maggiormente precisi su quale conoscenza debbano avere per contribuire al progetto.

Analisi del Campo di applicazione

Nel momento in cui sarete davanti alla parete del Campo di applicazione, vi troverete nella fase di definizione dei confini della vostra analisi, oppure li starete mettendo a fuoco. In altre parole, dovrete porvi la domanda: di che tipo di informazioni abbiamo bisogno e da quale partecipante? Come riusciremo a considerare l’insieme di tutte le informazioni?

Un modo conveniente per esprimere il vostro campo di analisi consiste nel tracciare un diagramma del contesto (Figura 4). Tale diagramma costituisce la base per identificare gli eventi dell’impresa che si intende studiare nel dettaglio. I limiti precisi sono definiti delle interfacce e dai sistemi adiacenti.

Nella mappa dei partecipanti ciascuno dei sistemi adiacenti si collega a una delle persone identificate.

Analizzando il campo Altro

Nel corso di un workshop su Partecipanti, Obiettivi e Campo di applicazione le persone esprimeranno anche pensieri, considerazioni e idee al di fuori dello scopo del workshop, che non devono comunque essere trascurati.

Questo è il motivo per cui esiste la parete Altro. Supponiamo che qualcuno identifichi un rischio, oppure menzioni un’importante specifica di sicurezza, o ancora esprima un’idea di progettazione.

Scrivete ognuna di queste considerazioni su un post-it e attaccatelo alla parete, aggiungendovi l’appropriato codice di contenuto Volere e il nome del proponente. In questo modo, quando sarete pronti ad analizzare qualsiasi altro aspetto del progetto, tali annotazioni vi potranno servire come punto di partenza.

Organizzare gli elaborati SGS

Lo scopo del workshop SGS è procurare una piattaforma di lavoro adatta a scoprire e definire le necessità rilevanti di un progetto. Potete verificare se avete costruito questa base tentando di suddividere il campo di azione identificato in eventi aziendali che facciano riferimento a casi di business. Questi ultimi, infatti, forniscono le basi per la costruzione di modelli analitici e definiscono le specifiche a livello di massimo dettaglio.

Ogni considerazione prodotta durante il workshop SGS fornisce le basi per scoprire bisogni rilevanti e per tenerne traccia durante la vita del progetto. Applicando questo approccio ingegneristico, tutta la vostra conoscenza del progetto avrà collegamenti formali e potrete mettere in relazione ogni requisito identificato con i partecipanti rispettivamente interessati.

Per saperne di più su questo approccio scaricate la tabella Volere dal sito www.volere.co.uk