Tra desideri e necessità La business analysis, dal magma al cemento

Perché il business analyst bravo è quello che unisce gli skill di tipo soft con quelli hard? Non è necessario ripartire da zero. Si può imparare molto mettendo insieme approcci e discipline diverse

Quando uno stakeholder di business dice “Voglio [qualcosa]”, potrebbe trattarsi di una esigenza reale e quantificabile che è rilevante per il business. Ma in molti casi non è così. Le persone chiedono frammenti di funzionalità che riguardano solo la propria parte del lavoro, oppure chiedono di perpetuare il modo in cui le cose vengono già eseguite ora. Oppure ancora, chiedono una soluzione, ma non comprendono fino in fondo (o non conoscono) l’esigenza. E a volte tralasciano di menzionare qualche dettaglio, pensando che tutti conoscano già quello che loro stessi sanno.

Questi desideri mal indicati, che chiameremo magma, devono essere compresi, tradotti in reali esigenze, e trasmessi a sviluppatori, solutions architect, business architect e fornitori, che sono tutte figure alle quali serve la concretezza del cemento, ovvero requisiti precisi e pertinenti.

Le esigenze di un business provengono da molte fonti. Alcuni nascono dalla consapevolezza degli stakeholder che c’è bisogno di un miglioramento per aiutare a svolgere il loro lavoro. Ma potrebbero esserci anche esigenze inconsce: “Non ha mai funzionato prima, quindi non ha senso chiederlo, e dobbiamo solo continuare a lavorarci intorno”. Un’altra serie di esigenze sono quelle che gli stakeholder non avrebbero nemmeno sognato, perché non sanno che una tecnologia esiste ed è diventata disponibile e accessibile. Per esempio, gli stakeholder di un’impresa ferroviaria non hanno pensato che i macchinisti potessero avere una programmazione on-demand dei turni perché ritenevano che la tecnologia fosse troppo costosa. Ma quando le esigenze dei macchinisti sono state comprese a fondo, è emerso che usare alcuni tablet insieme a software commerciale, off-the-shelf, può costituire una soluzione efficace per comunicare le programmazioni ai macchinisti.

Migliorare gli hard skill – Ci sono tecniche consolidate, gli hard skill, per definire la portata, il processo di modellazione, i dati e le dinamiche, e per la scrittura di requisiti e regole di business. Queste tecniche confezionano le conoscenze in una forma comprensibile. La maggior parte di queste tecniche comportano la costruzione di un modello. Ovviamente, si userà una notazione con cui si abbia dimestichezza e che sia conosciuta e compresa dai colleghi.

Tuttavia, invece di utilizzare gli stessi hard skill ogni volta, vale la pena di pensare in modo diverso e di sperimentare alternative per enunciare un problema o una sua soluzione. Tra i modi suggeriti per venire a conoscenza di altre tecniche vi sono:

• Leggere un libro su una tecnica che non si è mai utilizzato prima e provare una delle idee nel lavoro di tutti i giorni.
• Entrare in un ordine professionale, come l’International Institute of Business Analysis, il BCS o l’IEEE.
• Identificare uno degli hard skill di cui già si dispone e destinare una mezz’ora a esplorarlo ulteriormente sul web. Per esempio, si possono concentrare le ricerche web ponendosi domande del tipo: “Come faccio a definire le regole di business?”. Risulterà sorprendente vedere quante nuove idee si possono trovare.
• Considerare come state realizzando un risultato e chiedetevi: “Tutto questo porta davvero vantaggi? Ho davvero bisogno di fare questo, o sto semplicemente seguendo le abitudini?”
• Cercare blog interessanti e confrontarsi con i colleghi sulle tecniche che ritengono utili.
• Partecipare a una conferenza sulla business analysis una volta o due all’anno.

Questi modi di migliorare gli hard skill suggeriscono di guardare verso l’esterno, e di trovare nuove idee in nuovi posti, che significa tutto fuorché far cose perché è così che si è sempre fatto.

Migliorare i soft skill – Le persone che si dedicano al pensiero analitico, come i responsabili di prodotto, i business analyst, i systems architect e così via, hanno di solito un certo addestramento (la cui quantità e profondità varia enormemente) e una consapevolezza delle proprie competenze di tipo hard. Ma lo stesso non vale per le loro competenze trasversali, quelle di tipo soft.

Se si chiede alle persone di cosa hanno bisogno, le risposte che si ottengono variano molto in base a sensibilità, atteggiamento, umore, personalità ed esperienza delle diverse persone. Non si può premere un pulsante e avere tutti che si comportano nel modo in cui vogliamo. Invece di un pulsante, abbiamo soft skill che possono renderci consapevoli delle differenze tra le persone, e aiutarci a delineare la strategia di comunicazione più appropriata per ciascuno.

Ecco qualche spunto per migliorare i soft skill – 1) Quanto siete bravi ad ascoltare? Conoscete la differenza tra sentire, che è tutto ciò che entra nelle orecchie, e ascoltare, cioè determinare il significato di ciò che si sente osservandolo dal punto di vista della persona che lo dice? Per ulteriori informazioni su come ascoltare in modo efficace, ci si può riferire a due saggi di Nancy Kline: “Time to think” e “More time to think”.

Quando si pensa di aver capito ciò che viene detto, sarebbe consigliabile provare a dare un feedback a quello che abbiamo capito. Ed essere pronti ad accorgersi di avere sbagliato. Una delle forme più efficaci di feedback è uno schizzo informale per mostrare le parole e le idee enunciate dal soggetto. Questo feedback collega più strettamente al soggetto e ha maggiori probabilità di suscitare ancora più informazioni, quando si dimostri che si sta assorbendo e capendo ciò che stanno dicendo. Per ulteriori informazioni sull’utilizzo degli schizzi per aiutare la comunicazione, si consigliano due libri di Dan Roam: “Back of the napkin” e “Blah blah blah”, oltre ai suoi video su come utilizzare gli schizzi per comunicare le idee e la comprensione.

A volte è difficile avere un feedback: o qualcuno è d’accordo con tutto quello che dici, oppure non viene detto nulla. A volte il loro linguaggio del corpo indica che forse desidererebbero che ve ne andaste via. In questi casi, c’è una ragione per la mancanza di connessione. Forse, questa persona non ha le conoscenze necessarie per rispondere alle vostre domande. È il caso che parli con qualcun altro? Forse, si tratta di una persona che ha bisogno di riflessione interna prima di rispondere a una domanda. A volte, è difficile non far parlare un pensatore esterno, perché in genere ha bisogno di parlare prima di poter formulare una risposta. O forse, la persona non vede l’importanza delle domande che state ponendo. Forse, la persona teme che stiate per modificare o eliminare il suo lavoro, oppure ha qualche ragione politica per non comunicare con voi. Un libro consigliato per saperne di più sui possibili fattori che bloccano la comunicazione è “People Skills” di Robert Bolton. Un’ultima idea è quella di leggere le biografie di personaggi famosi o le opere di narrativa. Poi immaginare i personaggi come se fossero qualcuno che si sta intervistando. Come intervistereste Hermione Granger nei libri Harry Potter? Quale approccio useremmo intervistando Winston Churchill o George Washington? Sarebbe diverso se l’intervistato è Beethoven? L’idea è quella di essere consapevoli del fatto che le persone con cui si comunica sono diverse, e per ognuno c’è bisogno di una diversa miscela di soft skill per stabilire una comunicazione efficace.

Prendere da altre discipline – Non è necessario ripartire da zero: si può imparare molto di più sui soft skill esplorando altre professioni. Ci sono altre discipline che vale la pena di esplorare per ricavare idee su come migliorare i soft skill. La terapia familiare si concentra su come i gruppi familiari funzionano o non funzionano, e molte delle idee sono applicabili per aiutare un gruppo di stakeholder a lavorare insieme. La psicologia e la sociologia sono ricche di idee per migliorare la capacità di comunicare e di aiutare gli altri a fare collegamenti. Queste discipline si occupano di altri argomenti, ma sono ugualmente applicabili alla business analysis. Prendere in prestito da altre discipline migliora anche gli hard skill: se ci si imbatte in un diagramma architettonico, o in un sondaggio di marketing con una struttura innovativa, perché non adattare l’idea? Essere alla ricerca di nuove competenze, spesso in luoghi improbabili, migliorerà la vostra capacità di trasformare vaghe idee magmatiche in esigenze di business più concrete del cemento.