Lo scenario Ecm 2008

Siete coscienti di avere un problema di gestione delle informazioni, ma di che genere? Definire l’esatta natura delle esigenze rappresenta sempre la metà della battaglia per risolvere la questione.

Le soluzioni tecnologiche relative ai problemi dell’impresa associati con la produzione, conservazione e distribuzione delle informazioni, storicamente hanno dato luogo a gruppi diversi di software gestionale:

·    Cattura e creazione di immagini;

·    Collaborazione;

·    Rm: Records management, ovvero gestione dei record;

·    Dam: Digital assets management, gestione del patrimonio digitale;

·    Dm: Document management, gestione dei documenti;

·    Gestione del workflow/processi dell’impresa;

·    Km: Knowledge management, gestione della conoscenza;

·    Wcm: Web content management, gestione dei contenuti del Web.

Oggi, però, le linee di separazione tra questi segmenti di prodotti sono divenute ancora più indistinte e, conseguentemente, esiste una grande confusione su quanto viene sempre di più definito come “Enterprise content management”, o Ecm, cioè come gestione dell’insieme delle informazioni patrimonio dell’impresa.

Ad alimentare questa confusione è la rapida espansione di caratterizzazioni diverse tra i vendor di prodotti Ecm per assicurarsi quote di mercato sempre maggiori, oppure semplicemente mirate a stendere un mantello Ecm sui rispettivi prodotti esistenti. Mentre alcune società hanno adottato un approccio di partnership – in particolare i venditori maggiormente specializzati –, il mercato nel suo insieme ha visto una sostanziale convergenza, consolidamento e sovrapposizione di prodotti. Questa situazione, alla quale si aggiunge un’informazione di marketing ancora imprecisa, anche se sempre più estesa, può rendere difficile la comprensione delle capacità reali offerte dalla proposta di ogni vendor.

In aggiunta, un fornitore può offrire solamente una soluzione per una singola funzionalità, come Imaging, o Rm o Wcm, definendosi comunque venditore “Ecm” completo, perché il suo target commerciale è costituito da clienti a livello dell’intera impresa, oppure semplicemente perché con questo termine il proprio software può sembrare più sofisticato e di maggior valore.

I tipici progetti Ecm possono contenere una forte funzionalità di Dm, Dam o Wcm, realizzata utilizzando contenitori di dati, ovvero database settoriali, all’interno dell’impresa e promettono, fondamentalmente, un approccio altamente scalabile verso le necessità pratiche comuni a tutti i livelli di utenza. In teoria, questa è una buona strategia che viene applicata già con successo da grandi società attive specialmente nel settore tecnologico. Tuttavia, attualmente vediamo alcuni ripensamenti verso questo approccio in alcune aree, per ragioni finanziarie e anche perché il tempo di implementazione tra molti database può risultare estremamente poco pratico. Per i progetti di Imaging, il consolidamento all’interno dell’impresa può avere sicuramente senso mentre, per la gestione dei contenuti del Web (Wcm), la soluzione risulta meno ovvia. Nel medesimo tempo, molte imprese stanno iniziando a fornire la gestione dei contenuti come servizio centrale per le diverse unità di business. In ogni caso, questa definizione significa che qualsiasi grande vendor compreso tra le categorie citate sopra può definirsi come attore nell’area Ecm (e molti infatti lo fanno).

Cos’è la gestione dei contenuti

In sintesi, nessuno realmente è d’accordo sul significato univoco di Ecm e le diverse definizioni fornite fino a oggi non sono in grado di aiutare molto gli acquirenti della tecnologia.

Fondamentalmente, tutti i sistemi di gestione dei contenuti operano allo stesso modo: acquisiscono le informazioni e vi aggiungono valore, applicando processi di approvazione o altri tipici dell’impresa, per restituirle poi in output secondo formati predeterminati. All’interno di qualsiasi sistema di gestione dei contenuti, a prescindere dalla loro tipologia, normalmente sono disponibili parecchie funzionalità standard in grado di supportare questi processi dell’impresa. L’insieme di tali funzionalità fondamentali allarga lo spettro funzionale in ambito Ecm, dall’Imaging al Dm e dal Dam al Wcm e, in tali spazi, possiamo ritrovare praticamente tutti i package dei maggiori fornitori che operano in queste aree. Sia che il contenuto in questione sia costituito da testo, immagini, documenti binari, nodi Xml, file multimedia, forme o altro, queste capacità fondamentali risultano essenziali in ogni sistema di gestione dei contenuti:

I diritti e i privilegi dei fornitori di informazioni e dei manager debbono essere gestiti correttamente, normalmente in base a regole predefinite. Questo promuove la sicurezza e assicura che le persone dello staff che partecipano al progetto si impegnino in attività eseguibili e appropriate.

• I contenuti debbono essere assimilati nel sistema e spesso è necessario trasformarli in un formato utilizzabile, così come ne devono essere evidenziati gli autori. Ciò consente di gestire attivamente le informazioni patrimonio dell’impresa;
• I singoli database debbono essere gestiti mediante un controllo efficace della coerenza delle versioni in uso. Per assicurare l’integrità e l’autorevolezza dei rispettivi contenuti;
• Il contenuto deve essere indicizzato e/o classificato. Per permettere di ritrovare più facilmente le informazioni in un tempo successivo e di riutilizzarle in maniera più estesa, con un minimo intervento umano.
• Devono essere attivati meccanismi di workflow. Questo aiuta ad assicurare consistenza, qualità, controllabilità e affidabilità dei contenuti, oltre che dei processi dell’impresa;
• I contenuti debbono essere presentati in versioni locali a uso di un’audience multietnica sia di utenti che di autori. Consentendo alle imprese di estendere gli sforzi di gestione dei propri contenuti superando i confini e i vincoli nazionali;
• I contenuti debbono essere considerati correttamente per un ciclo di vita effettivo che termini con l’archiviazione o con la dismissione delle informazioni.

Tuttavia, i punti-funzione relativi a Web content management, Document and Records management, Digital assets management e altro, rappresentano ancora insiemi di soluzioni distinte, ciascuno con le proprie necessità e vincoli tecnici o relativi all’impresa perciò, anche se gli elementi tecnologici sono simili o perfino identici, l’organizzazione e la struttura dei contenuti – per esempio, per gli utenti del Web, dei media di consumo o dei documenti interni – rimangono assolutamente distinte.

La crescita delle “Suite” Ecm

La maggior parte dei venditori esaminati da Cms Watch (società di analisti di tecnologia vendor-neutral che si occupa di Ecm – www.cmswatch.com) hanno sviluppato “suite” con punti multifunzione – spesso mediante l’acquisizione di società di software specializzate – che si applicano ad alcune o anche alla maggior parte delle funzioni o prodotti della famiglia Ecm: dall’Imaging fino alle capacità di Dm, Wcm, Dam, collaborazione, raggruppamento e altro. Come altri analisti, Cms Watch definisce queste offerte “Ecm suite”, mentre Gartner (www.gartner.com) le ha etichettate come “Smart enterprise suite”.

Alla superficie del problema, i venditori dimostrano un forte impegno per le suite multifunzionali: alcuni dei loro maggiori clienti – che probabilmente hanno già investito in maniera sostanziale in tali piattaforme e in particolari interfacce applicative (Api) – richiedono sempre di più soluzioni complete, orientate a una gestione maggiormente integrata dei contenuti. L’ottenimento di moduli software multipli da parte di un vendor dovrebbe ridurre i costi di utilizzo e di supporto da parte dei clienti, così come dovrebbe potenzialmente facilitare e accelerare i progetti di integrazione, che risultano comunque sempre difficili e lunghi nel tempo. Un singolo produttore, fornendo una varietà di servizi funzionali diversi su una singola piattaforma, teoricamente può supportare un documento nel corso di una porzione più lunga del suo ciclo di vita, dalla creazione fino alla sua distruzione.

L’Ecm rimane quindi un settore dell’industria del software in continua evoluzione e difficile da definire. È ancora più importante, poi, considerare l’Ecm come una disciplina per la gestione delle informazioni fondamentale per ogni organizzazione, molto più di quanto abbiamo pensato fino a oggi. La differenza, rispetto al passato, consiste negli enormi volumi di informazioni elettroniche che oggi sommergono le nostre organizzazioni, richiedendo perciò nuovi strumenti e nuove tecniche. In altri termini, sia l’Ecm che le diverse specializzazioni nella gestione delle informazioni continueranno a crescere di importanza e ad acquistare una maggiore consistenza, così come lo scenario del software e dei fornitori si modifica regolarmente.

Considerando l’evoluzione nel corso del 2008 – vediamo una forte mancanza di specializzazione nel mercato, unita a una spinta emergente alla realizzazione di soluzioni che non possono risolvere il nostro problema considerando solamente l’aspetto software. Infine, si evidenzia anche una corsa a chiudere il gap esistente. A questo punto, rimane la sfida sia per gli specialisti della tecnologia che per quelli delle imprese che operano nelle organizzazioni grandi e piccole in ogni parte del mondo. Una sfida che rappresenta anche un’opportunità per molti.