L’informazione personalizzata
L’informazione è potere e le organizzazioni che ne sono coscienti vedono crescere con successo il proprio business. La sfida, tuttavia, consiste nel gestire la crescita esponenziale delle informazioni e nel fornire agli utenti dell’impresa i dati di cui hanno bisogno, ciascuno per il proprio ruolo. La soluzione è di creare spazi virtuali personalizzati di attività, legati direttamente al ruolo degli individui.
La visualizzazione sul display della propria workstation di uno spazio di lavoro personale, fornisce all’utente un ambiente collaborativo per accedere alle informazioni, condividerle, elaborarle e infine per comunicare con gli altri utenti collegati in rete. Molte organizzazioni stanno sviluppando e diffondendo questo tipo di spazi di lavoro mediante l’uso di portali basati sul Web, con l’ulteriore problema della scelta della tecnologia più adatta. Un’altra sfida è costituita dal fatto che molte analisi avanzate, così come alcuni strumenti di collaborazione, non sono supportati completamente in ambienti Web, per cui gli utenti sono costretti a utilizzare interfacce penalizzanti di tipo diverso.
Questo articolo spiega come i portali stiano evolvendo per supportare gli spazi di lavoro basati sui ruoli degli utenti, e come le organizzazioni debbano crearli a supporto sia delle interfacce basate sul Web che di quelle di altro tipo.
Evoluzione del portale
Inizialmente, i portali enfatizzavano l’uso delle intranet esistenti all’interno dell’impresa, con l’obiettivo di fornire agli utenti una migliore capacità di accesso singolo, insieme a funzioni di organizzazione ed elaborazione personalizzata delle informazioni. L’attenzione era rivolta al miglioramento della produttività e dell’efficienza mediante le funzioni self-service, così come alla diminuzione dei costi mediante la riduzione dei documenti cartacei e del traffico di rete, mantenendo le informazioni in formato elettronico all’interno di archivi condivisi.
Tali obiettivi di fondo sono ancora presenti in molti progetti di portali, mentre le capacità di questi ultimi sono aumentate in maniera significativa negli ultimi anni, tanto che la maggior parte dei prodotti correlati oggi consente capacità collaborative e di gestione dei contenuti. In concreto, questi miglioramenti forniscono molte delle funzioni di gestione della conoscenza promesse nel passato dai fornitori.
I portali stanno anche aggiungendo applicazioni composite e workflow di processi dell’impresa
tra l’interfaccia utente e le informazioni cui questa fa riferimento. Il livello semantico consente agli utenti di accedere alle informazioni nei termini appropriati per le attività che desiderano svolgere. Per esempio, in un centro di supporto ai clienti può essere presentato agli addetti al customer service un workflow dei processi dell’impresa che consenta loro di attivarsi immediatamente per rispondere alle richieste dei clienti.
Il livello semantico, isolando gli utenti dal caos degli innumerevoli depositi di dati e di applicazioni che esistono nella maggior parte dei sistemi It, consente loro di accedere alle informazioni dal punto di vista dei processi aziendali di rispettivo interesse. Questo livello spesso viene implementato congiuntamente a un’architettura orientata al servizio (Soa – Service-oriented architecture).
In definitiva, se non viene sviluppata una strategia coordinata e coesiva di gestione della conoscenza e dei processi aziendali, il progetto del portale non potrà raggiungere il suo obiettivo primario di fornire un’interfaccia unica alle informazioni nell’ambito dell’intera impresa.
Scegliere le tecnologie
Le due principali alternative per costruire oggi un portale sono la scelta tra una soluzione all’interno dell’infrastruttura di un venditore It, come BEA, IBM, Microsoft, Oracle o SAP, oppure integrare portali indipendenti e prodotti per la gestione dei contenuti e la collaborazione all’interno della struttura It esistente. Le applicazioni a pacchetto spesso forniscono interfacce verso i portali, sviluppate generalmente utilizzando la struttura di riferimento dell’applicazione stessa. Per esempio, Microsoft, Oracle e SAP impiegano frequentemente le capacità relative ai portali fornite dal rispettivo software server delle applicazioni che, se risulta diverso da quello utilizzato per altri tipi di applicazioni dell’impresa, complica ulteriormente lo sviluppo di una strategia unica di portale.
Risolvere i problemi originati da Microsoft
In termini strategici, uno dei maggiori ostacoli da superare consiste nell’uso, da parte di molte organizzazioni di Microsoft Office per il lavoro di gruppo. Microsoft ha iniziato a integrare strettamente Office, Windows e Windows SharePoint Services, un’operazione che diventerà particolarmente evidente con il rilascio di Office 2006 e del sistema operativo Windows Vista. Questo indurrà un numero molto maggiore di organizzazioni a usare Windows SharePoint Services a livello di gruppi di lavoro. Infatti, con la crescita continua di questi ultimi all’interno delle proprie reti, le imprese avranno bisogno di un portale per la gestione e la ricerca dei contenuti memorizzati nei server dei singoli gruppi.
L’ambiente Microsoft crea due problemi. Il primo di questi è la scelta di come il portale del singolo gruppo di lavoro dovrà interagire con quello a livello dell’impresa. Una scelta ovvia è l’uso di SharePoint Portal Server per entrambi gli ambienti. Questa strategia funziona se SharePoint fornisce la funzionalità richiesta e se l’infrastruttura software dell’impresa è basata su un ambiente Microsoft .Net. Sfortunatamente, moltissime aziende utilizzano un’infrastruttura basata su Java. In questo caso, è necessario trovare un prodotto che supporti sia .Net che Java, oltre a funzionare anche con Windows SharePoint Services. Molte imprese sceglieranno l’approccio di integrare i due ambienti e, in questo caso, il fattore di successo sarà l’accoppiamento degli standard (per esempio, Jsr 168, Jsr 170 e Oasis Wsrp) con i servizi Web.
Il secondo problema, con Microsoft, è che la piena funzionalità di Office è disponibile unicamente tramite interfacce client. Tale limitazione non riguarda unicamente Microsoft, soprattutto nell’area degli strumenti avanzati di business intelligence. La questione ha spinto i venditori a muoversi verso funzionalità basate su browser, ma il Web non è così ben predisposto per alcuni tipi di elaborazioni. Infatti, molte implementazioni di portali hanno fallito quando le organizzazioni hanno cercato di realizzare funzionalità estese, mediante interfacce basate sul Web.
La conclusione è che lo spazio di lavoro personale ha bisogno di entrambe le interfacce, sia Web che client. Il portale basato sul Web consente l’accesso e la condivisione delle informazioni dell’impresa, oltre a supportare la collaborazione tra i gruppi di lavoro e al loro interno. In aggiunta, gli utenti potranno utilizzare le migliori funzionalità delle interfacce di tipo client nel momento in cui abbiano bisogno di capacità più avanzate di gestione dei contenuti, di collaborazione, di lavoro di gruppo o di business intelligence.
Questo approccio duale è stato adottato da molti venditori di software. SAP, per esempio, enfatizza l?uso del suo portale NetViewer per le elaborazioni al livello dell’intera impresa, mentre il suo progetto Duet, sviluppato congiuntamente con Microsoft, fornisce un’interfaccia Office alle sue applicazioni. IBM, da parte sua, con i prodotti WebSphere Portal Server e WebSphere Workplace assicura entrambe le modalità operative.
Integrare la BI
Nel corso degli ultimi anni, i venditori di BI hanno migliorato notevolmente il supporto Web nei rispettivi prodotti, anche se spesso le funzionalità maggiormente avanzate restano limitate al software client. Per rendere, poi, più facilmente utilizzabili le proprie applicazioni, nelle ultime versioni di molti prodotti per la BI viene enfatizzata l’integrazione con Microsoft Office. Inoltre, vengono aggiunte funzionalità di gestione della conoscenza, compreso l’accesso a contenuti non strutturati, usando spesso un portale predisposto per la BI. Alcune di tali funzionalità come, per esempio, l’instant messaging sono proprietarie e quindi risultano in conflitto con il concetto di spazio di lavoro personale integrato per accedere alle informazioni dell’impresa.
Attualmente, i venditori di BI iniziano a fornire strumenti per realizzare cruscotti elettronici a uso degli utenti dell’impresa, in grado di visualizzare contemporaneamente analisi, report e scorecard, in modo da consentire valutazioni e analisi da parte di manager e utenti meno esperti. Questo tipo di display rappresenta un potente strumento per accedere agli ambienti di BI, ma è essenziale che tali soluzioni siano integrate con l’infrastruttura generale di controllo e allerta del sistema It dell’impresa.
Uno sviluppo interessante del cruscotto elettronico nella BI è la capacità di aggiungere procedure guidate, che aiutino l’utente finale a investigare i problemi dell’impresa e a effettuare analisi più dettagliate. Nel corso degli anni, tali procedure sono divenute sempre più sofisticate, impiegando workflow relativi ai processi dell’impresa coerenti con l’intera organizzazione It e con l’infrastruttura di portale esistente.
Realizzare lo spazio di lavoro personale
In breve, gli utenti hanno bisogno di uno spazio di lavoro personale, che fornisca un unico punto di accesso alle informazioni dell’impresa. Questo spazio di lavoro virtuale deve supportare entrambe le interfacce sia Web che client che, a loro volta, si diversificano in base al ruolo del dipendente e alle applicazioni, o gruppi, cui partecipa. Le tecnologie a supporto dello spazio di lavoro virtuale comprendono il portale dell’impresa, la gestione dei contenuti, la collaborazione tra utenti, la gestione dei processi dell’impresa e la Business Intelligence. La chiave per il successo è la capacità di queste tecnologie di lavorare insieme per fornire a ogni utente dell’impresa un ambiente di lavoro integrato e senza sbarramenti.