Il Processo di gestione delle informazioni

In questo nuovo secolo il cambiamento è, e continuerà a essere, la norma, sia nel settore privato (imprese) sia in quello pubblico (amministrazione centrale e locale). La frequenza dei cambiamenti nell’Information Technology aumenta sempre di più a fronte di un mondo che diviene più complesso e fluido in ogni sua espressione.

L’Information Technology è sempre più parte integrante delle nostre vite, allo stesso modo dell’automobile o dell’aeroplano. Pertanto, una delle responsabilità primarie per ogni impresa è lo sviluppo, gestione e utilizzo efficace delle informazioni e della propria infrastruttura tecnologica dedicata a questo scopo.

Inoltre, la gestione dell’Information Technology continuerà a produrre cambiamenti più rivoluzionari che semplicemente evolutivi. I cambiamenti futuri verso una via fondamentalmente nuova di considerare e gestire le informazioni saranno guidati non solo dall’evoluzione tecnologica, ma anche da spinte sociali e delle imprese.

Tali spinte comprenderanno una forte enfasi sull’importanza delle persone, sul miglioramento del rapporto costi/benefici, sulla dispersione delle informazioni, sulle relazioni e attività legate al reporting e, infine, sul migliore allineamento ed efficacia delle informazioni con le necessità dell’impresa e con i processi specifici dell’Information Technology.

Per conseguire il successo in questa era di costante cambiamento, le persone dell’impresa e gli specialisti dell’Information Technology debbono prendere coscienza delle sue implicazioni strategiche, in modo da rendere le organizzazioni maggiormente efficaci, produttive e profittevoli, mediante l’uso strategico delle informazioni e della tecnologia.

Le sfide per l’organizzazione dedicata all’IT

Gli sforzi del passato per lo sviluppo di sistemi informativi si sono risolti nell’uso, frequente ancora oggi, di sistemi proprietary. Si tratta di un fenomeno causato dalla mancanza di una leadership efficace nella gestione dell’area IT, dalla scarsa considerazione dell’architettura dell’impresa e dalla mancanza di piani e politiche IT coordinate, per non parlare della mancata adozione di veri standard.

Come risultato, molte organizzazioni si ritrovano inondate di dati e sommerse dalla carta. Queste stesse organizzazioni posseggono informazioni non controllate e insufficienti e sono afflitte da gerarchie di management ridondanti. In aggiunta, l’ultima decade ha visto una vera esplosione di nuove tecnologie dell’informazione in tutte le aree – hardware, software, database e telecomunicazioni.

Questa rapida espansione delle nuove tecnologie dell’informazione continuerà senza pause, con il risultato di modificare profondamente il ruolo dell’Information Technology. Le nuove tecnologie consentono alle organizzazioni di acquisire nuove idee da qualsiasi luogo, di espandersi e raggiungere nuovi mercati e di comprimere il proprio tempo di risposta, migliorando così anche la rispettiva presenza nei mercati consolidati.

Quindi, in termini generali, poiché tutte le imprese possono avere accesso alle medesime nuove tecnologie, adesso le organizzazioni hanno bisogno di puntare su di una più stretta sincronizzazione tra l’uso dell’IT e le singole politiche e strategie. Per risultare effettivamente competitive sul mercato, anche in termini di prospettiva, le organizzazioni debbono non solo comprendere, ma anche utilizzare efficacemente le nuove tecnologie, così come debbono enfatizzare il ruolo strategico delle informazioni, sia al proprio interno sia nell’ambito della catena del valore globale.

Ma, le imprese stanno utilizzando efficacemente queste nuove tecnologie? Puntano effettivamente sul ruolo strategico dell’informazione? Ancora più importante, le organizzazioni IT all’interno di queste imprese stanno sviluppando, implementando e gestendo efficacemente queste nuove tecnologie a supporto dell’impresa, in modo da raggiungere i più elevati livelli di efficacia, efficienza, produttività e profittabilità?

Proseguendo nel ventunesimo secolo, le organizzazioni IT continuano a confrontarsi con molti problemi critici. In termini generali, le cinque più importanti sfide che le organizzazioni IT debbono affrontare e risolvere sono:

1) gestire a livello strategico le risorse informative, comprendendo in questo termine sia le informazioni che le tecnologie;

2) supportare le necessità derivanti dalla globalizzazione delle imprese;

3) determinare il valore preciso del sistema informativo per l’impresa;

4) sviluppare e implementare un’architettura delle risorse informative che comprenda l’intera impresa;

5) stabilire in maniera efficace le responsabilità e i controlli per lo sviluppo, implementazione e gestione delle attività e sistemi IT.

Le aree di attenzione specifiche per l’IT

Come dovrebbero, le organizzazioni IT, definire il proprio ruolo futuro all’interno delle organizzazioni in cui operano? Nella maggior parte delle organizzazioni, nel contesto del processo aziendale globale, la struttura dedicata all’Information Technology è considerata come depositaria e attore di un processo singolo, composto da una serie di sottoprocessi e di attività, tutte comprese all’interno del processo globale relativo all’IT. IBM ha denominato “IT Infrastructure” il proprio processo di supporto IT; Xerox – Information Management; e British Telecomm – Manage Information Resource.

Questi approcci meritano una particolare attenzione, perché rivelano una forte enfasi sul processo di gestione delle informazioni, con lo scopo di ribadire l’importanza di queste ultime in termini di risorsa strategica all’interno dell’organizzazione. Naturalmente, il processo di gestione delle informazioni comprenderà diversi sottoprocessi e attività, in base alle caratteristiche e necessità di ogni singola organizzazione IT.

Applicando al processo di gestione delle informazioni il concetto di catena del valore definito da Michael Porter, un’organizzazione può sviluppare varie strategie per realizzare un ambiente informativo a beneficio dell’intera struttura aziendale.

Queste strategie si baseranno sull’identificazione delle esigenze e necessità informative all’interno dell’organizzazione e, nel medesimo tempo, dovranno tenere conto dei seguenti elementi tipici relativi alle singole informazioni: reperimento e acquisizione, categorizzazione e conservazione, formattazione e aggregazione, disseminazione e distribuzione e, infine, analisi e utilizzo da parte degli utenti.

Per creare un ambiente IT definito in termini di processo, è necessario percorrere una serie di passi dedicati ad allineare le risorse informative all’interno dell’organizzazione, in modo da supportare le attività e i processi dell’impresa in maniera efficace e propositiva.

Quando un’organizzazione inizia a modificare il proprio team e le proprie attività IT, il management dovrebbe tenere conto delle sei caratteristiche fondamentali del processo di gestione delle informazioni, per supportare efficacemente l’impresa. Tale processo deve:

1) disporre di una forte leadership manageriale (sia per l’impresa che per il settore IT);

2) avere un’infrastruttura manageriale formale dedicata, che includa gli ambienti elaborativi, le politiche, gli standard, le metodologie e gli strumenti da utilizzare;

3) usare modelli di integrazione delle risorse informative, nel contesto di un’architettura estesa all’intera impresa;

4) utilizzare un piano di migrazione dinamico per realizzare il nuovo ambiente di processo e per implementare le nuove tecnologie dell’informazione;

5) avere una struttura organizzativa dell’IT flessibile ed efficace, in grado di seguire le attività guidate dal processo informativo;

6) utilizzare personale IT con alta capacità e professionalità.

I fattori di successo

Per realizzare un efficace processo di gestione delle informazioni basato sulle sei caratteristiche sopra indicate, le organizzazioni IT debbono confrontarsi con questi cinque fattori critici di successo:

1. Formare tutti i responsabili dell’impresa, sia dell’IT che delle altre funzioni, sulle problematiche del reengineering.

2. Valutare attentamente l’ambiente organizzativo IT in funzione del reengineering.

3. Identificare e usare con successo i facilitatori fondamentali dei cambiamenti del processo.

4. Usare efficacemente una metodologia di reengineering strutturata e sottoposta a regole precise.

5. Implementare processi e procedure di gestione del cambiamento positive e dinamiche.

Il nuovo ambiente IT basato sui processi – il vero processo di gestione delle informazioni – sarà caratterizzato da un coinvolgimento attivo e continuo nelle attività IT dei responsabili, sia dell’operatività dell’impresa che dell’IT; da clienti/consumatori delle informazioni che saranno responsabili dell?accuratezza, consistenza e aggiornamento dei dati; da una visione dell’informazione che fornisca l?attenzione e la direzione da seguire per modelli di architetture e piani di attività; da una gestione delle informazioni efficace e orientata alla qualità e, infine, da un’efficace gestione delle risorse all?interno dell?organizzazione IT.

L’implementazione del processo di gestione delle informazioni può dunque avvenire con successo all?interno dell’organizzazione IT. Tuttavia, come per ogni “nuovo” approccio pioneristico fonte di molte incertezze, il management IT deve avere la capacità di comprendere, il coraggio di iniziare e la volontà di avere successo con un processo realmente efficace.

Tutto questo sarà possibile se si riuscirà a realizzare una “differenza positiva e di successo” all?interno dell’organizzazione IT, oltre che, ancora più importante, nell’ambito dell’intera struttura dell’impresa.