Classificazione sistematica delle informazioni

Negli ultimi dieci anni, un grande ammontare di informazioni sono passate da fonti individuali come hard disk personali e copie su carta, all’interno di  database elettronici, comprendendo anche portali, siti Web, intranet e sistemi di gestione dei documenti. Con questa migrazione dei contenuti, la gestione delle informazioni di questo tipo è cambiata radicalmente. Poiché molti di questi sistemi online sono posseduti e gestiti da utenti “medi” dell’impresa, la responsabilità per un posizionamento e indirizzamento appropriati si è spostata da un piccolo gruppo di professionisti dell’information management e delle librerie elettroniche a un insieme molto più allargato di gestori dei contenuti informativi aziendali, meno preparati. Questa democratizzazione del content management ha implicato benefici significativi. In termini generali, l’informazione è divenuta più accessibile e immediatamente più condivisibile. Tuttavia, questo ha comportato normalmente la gestione errata dei contenuti con la localizzazione di informazioni in aree di utilizzo non intuitivo per gli utenti, oppure a un loro indirizzamento errato o incompleto che ne rende difficile il reperimento da parte degli utenti.
La classificazione sistematica delle informazioni dell’impresa si pone come una risposta semplice per la soluzione di questi problemi e la sua progettazione deve essere guidata dai loro utenti effettivi. Tale classificazione è finalizzata alle necessità dell’organizzazione e alla categorizzazione dei contenuti, con lo scopo di renderne l’utilizzo da parte degli utenti sempre più semplice e intuitivo. In aggiunta, gli end user vengono aiutati nella creazione dei contenuti stessi, poiché viene chiesto loro di classificarli direttamente. Se progettata correttamente, la classificazione sistematica fornisce ai gestori dei contenuti uno strumento potente e intuitivo per ottenerne una migliore categorizzazione e, ancora più importante, tutti gli utenti finali acquisiscono la capacità di navigare in maniera semplice e rapida tra le informazioni disponibili, trovando esattamente quelle che stanno cercando.
Il concetto della classificazione sistematica delle informazioni dell’impresa prescrive che i progettisti dei sistemi identifichino i campi dei metadati, basandosi sui significati principali che debbono rispecchiare la loro rispettiva categorizzazione (per esempio, argomento, audience, locazione, tipo del documento, dipartimento responsabile della gestione e così via). Una classificazione separata di questi valori attribuiti ai metadati viene poi definita per considerarne ogni campo. Se viene posta in essere la medesima attenzione per una progettazione intuitiva per ogni campo addizionale di metadati e per la classificazione dei relativi valori associati, il risultato finale sarà una strategia completa, ancora fondamentalmente semplice, per coordinare le informazioni da punto a punto, la loro gestione e l’interoperabilità dell’impresa.
La classificazione dei contenuti ha guadagnato rapidamente terreno all’interno di molte organizzazioni come componente fondamentale di progetti di information management. Tuttavia, esistono ancora persone che rimangono poco convinte e senza la volontà di investire risorse appropriate nella progettazione dei sistemi in quest’area. Alcune organizzazioni si comportano in maniera miope, evitando gli investimenti di tempo e risorse necessari per una progettazione efficace della classificazione sistematica che rispecchi le categorizzazioni e le necessità di utilizzo degli utenti finali. Come risultato, alcuni investono milioni di dollari in tecnologie di gestione delle informazioni, senza investire nella categorizzazione dei contenuti, una scelta che renderebbe veramente funzionali le capacità di navigazione e ricerca da parte degli utenti. Questo scritto si propone di rendere esplicito il caso della classificazione sistematica dei contenuti dell’impresa, spiegando i benefici che offre a fronte di ogni sforzo per la loro gestione.

Conservare e gestire i contenuti

Una classificazione sistematica può e dovrebbe essere utilizzata come progetto primario per la conservazione dei contenuti , patrimonio dell’azienda.  Organizzando tutte le informazioni con riferimento a un’unica strategia di progetto si supporta l’interoperabilità dei sistemi, che condividono un approccio unico. Infatti, risultano virtualmente illimitati i potenziali benefici del mettere in grado tutte le varie fonti di informazioni strutturate e non strutturate di fare riferimento a argomenti e tipi di informazioni comuni. Per esempio,  gli utenti di un database saranno in grado di ritrovare documenti o informazioni di collaborazione possibile, esattamente sui medesimi argomenti sui quali effettuano le ricerche sullo stesso database. Analogamente, qualcuno che stia leggendo un articolo potrà essere collegato direttamente a eventuali statistiche di riferimento specifico contenute nel database. Ancora di più, organizzando tutta la conoscenza dell’impresa in una stessa maniera, si incrementerà fortemente l’utilità e l’usabilità generale dell’intero sistema di gestione della conoscenza. Inoltre, agli utenti non verrà più richiesto di imparare l’organizzazione di un sistema per poi scoprire di dover ricominciare subito dopo per imparare a utilizzare un nuovo strumento.
L’utilizzo di una classificazione efficace dei contenuti memorizzati, aiuta le imprese anche a rendersi conto sia delle informazioni possedute che di quelle di cui avrebbero bisogno, facendo luce in aree che sono rimaste escluse o che risultano povere di contenuti. Ugualmente, collocando informazioni simili all’interno di un progetto di classificazione unico, le organizzazioni saranno in grado di utilizzare al meglio le informazioni correlate e suddivise precedentemente in aree di gestione separate, oppure tra sistemi completamente diversi.
Inoltre, l’uso di una classificazione sistematica delle informazioni consente ai loro possessori e ai manager di trarre beneficio dagli schemi semplici e intuitivi offerti da una struttura di questo tipo. Al contrario dei contenitori standard di informazioni, che spesso risultano organizzati in maniera complessa e non intuitiva, uno schema di classificazione sistematica è caratterizzato dalla semplicità, con un linguaggio comune all’intera impresa e vincoli ben definiti di usabilità, compresi i limiti di ampiezza e profondità delle ricerche. Quando vengono realizzati i progetti di classificazione sistematica come struttura primaria per la gestione delle informazioni dell’impresa, i possessori e i gestori delle informazioni normalmente rispondono in maniera positiva. Tali progetti dovrebbero incrementare sia il numero che la qualità dei contenuti informativi, così come l’efficacia del posizionamento delle informazioni all’interno del sistema.

Classificazione sistematica e accesso

Una classificazione sistematica possiede il potenziale per un sempre maggiore impatto positivo sul ritrovamento effettivo dei contenuti, ovvero sulla reale possibilità di accesso da parte degli utenti finali. Questi ultimi possono essere suddivisi facilmente in navigatori naturali, che amano muoversi con una serie di  “click” all’interno di una struttura per trovare le informazioni ricercate, cui si contrappongono i ricercatori che preferiscono inserire una definizione della ricerca e ricevere i risultati, da esaminare successivamente nel dettaglio. Una classificazione sistematica soddisfa entrambe le categorie di utenti finali, poiché fornisce una serie di modalità multiple per accedere alla medesima informazione.
Per i navigatori, la classificazione sistematica può essere tradotta in una capacità di navigazione nel sito all’interno della struttura di memorizzazione primaria. Inoltre, la classificazione sistematica considerata in questo modo assicura che la capacità di navigazione fondamentale offerta verrà basata su concetti di progettazione semplici e logici, che tengono sempre conto della sua migliore usabilità. Ancora più importante: l’impiego della classificazione sistematica come elemento fondamentale per la navigazione apre la strada per il futuro a navigazioni ancora più facilmente finalizzate. Stiamo parlando di tecniche che essenzialmente possano beneficiare di funzionalità di ricerca avanzate che mettano in grado l’utente di combinare criteri multipli sui metadati, per raggiungere un contenuto specifico. Tuttavia, invece di nascondere tale funzionalità in una schermata poco usata dedicata alla “ricerca avanzata”, una ricerca finalizzata potrà avvenire mediante una navigazione intuitiva, utilizzabile da qualsiasi utente finale. Se progettata correttamente, questa tecnica può fornire agli utilizzatori una nuova capacità estremamente flessibile e intuitiva. La navigazione finalizzata fornisce a ogni utente l’opzione di ritrovare i documenti basandosi su criteri univoci. In breve, si tratta di una funzionalità che fornisce agli utenti finali una maggiore capacità di definire il proprio livello di esperienza. Tuttavia, opererà correttamente solamente se alle informazioni all’interno del sistema sono stati applicati gli identificatori appropriati nell’ambito di una classificazione sistematica ben definita dei contenuti dell’impresa.
Come nel caso della navigazione all’interno del sistema, la ricerca può essere migliorata enormemente applicando le etichette di metadati a ogni contenuto dell’organizzazione. Ogni motore di ricerca si appoggia virtualmente ai metadati  per determinare la rispondenza dei risultati della ricerca. Con una classificazione sistematica efficace che incrementi il valore di questi metadati, i risultati della ricerca possono essere usati anche per approfondire le risposte iniziali della ricerca stessa (in maniera simile alla ricerca con navigazione finalizzata indicata prima) con lo scopo di raggiungere il contenuto informativo specifico ricercato dall’utente finale.
Se le classificazioni sistematiche vengono considerate fin dall’inizio dei progetti di gestione delle informazioni, allora verrà stabilito un elemento fondamentale per l’espansione ed evoluzione dei progetti stessi nel tempo. Contemporaneamente, cresceranno i benefici nella memorizzazione, nella gestione, nella capacità di ritrovare e nell’interoperabilità delle informazioni. Un sistema disorganizzato sarà schiavo della stagnazione delle informazioni, dell’uso limitato da parte degli utenti, dell’uso non appropriato e di un caos crescente. Il costo relativo per progettare e implementare una classificazione semplice dei contenuti dell’impresa impallidisce in confronto a quanto può accadere per il fallimento completo del sistema. I benefici potenziali della classificazione sistematica sono sostanziali e il ritorno sull’investimento è immediato. Nessuna organizzazione può permettersi di trascurare questa parte fondamentale dei suoi progetti di gestione delle informazioni.