Business Intelligence: dalla teoria alla realtà (Parte Seconda)

Ma, allora, come può essere definita l’implementazione di un ambiente di BI di supporto alle decisioni?

Indichiamo, in maniera sintetica, quali elementi vogliamo comprendere nell’indicare il percorso della BI (vedi riferimento).

In pratica, tale percorso è composto da sei fasi, per un totale complessivo di 16 passi diversi che, nell’insieme, rappresentano il percorso per condurre la BI dalla teoria alla realtà. Questi diversi passi di sviluppo debbono essere completati normalmente in sequenza oppure, a volte, in parallelo.

Tuttavia, poiché esiste un ordine naturale di avanzamento tra le fasi di progettazione, questo provoca anche un’interdipendenza con i diversi momenti dello sviluppo.

Nella figura seguente, i passi indicati in maniera indipendente gli uni dagli altri possono essere portati avanti contemporaneamente, mentre quelli uno di seguito all’altro vengono condotti in maniera relativamente lineare e con una minore sovrapposizione, a causa delle rispettive interdipendenze.

A questo punto, approfondiamo il discorso esaminando nel dettaglio i 16 passi necessari per implementare con successo un sistema di BI, considerandone le relative implicazioni.

FASE I: GIUSTIFICAZIONE

Passo 1: Valutazione del Business Case

Viene definito il problema o l’opportunità di business, proponendo una soluzione di BI. Per ogni rilascio di un’applicazione di BI, deve essere indicata una giustificazione dei costi, specifica e indipendente, così come deve essere indicato il problema da risolvere o l’opportunità resa possibile.

FASE II: PIANIFICAZIONE

Passo 2: Infrastruttura dell’impresa

Poiché le applicazioni di BI costituiscono iniziative che interessano l’intera organizzazione, è necessaria l’esistenza o la pianificazione dello sviluppo di un’infrastruttura interna dell’impresa. Questa può essere completata sia durante la fase di progettazione, che durante la realizzazione del progetto.

L’infrastruttura dell’impresa si suddivide in due parti: Infrastruttura tecnica: che include hardware, software, middleware, database management system, sistema operativo, componenti della rete, sistema di gestione del meta data repository e programmi di utilità.

Infrastruttura non tecnica: che comprende gli standard per i metadati, gli standard di denominazione dei dati, il modello logico dei dati dell’impresa, le metodologie, le linee guida, le procedure di test, i processi di controllo delle modifiche, le procedure di gestione dei problemi e, infine, quelle di risoluzione dei conflitti.

Passo 3: Pianificazione del progetto

I progetti di BI di supporto alle decisioni sono dinamici. Qualsiasi tipo di cambiamento, in termini di obiettivo, staff, budget, tecnologia, rappresentanti delle divisioni operative o degli sponsor interni, può metterne seriamente in pericolo il successo.

Perciò, è necessaria una pianificazione dettagliata delle fasi realizzative e, nel seguito, è necessario tenere sotto stretta osservazione lo stato di avanzamento del progetto, mediante la produzione di opportuni report.

FASE III: ANALISI

Passo 4: Prescrizioni di attivazione del progetto

L’obiettivo della corretta gestione del progetto è vitale, anche se difficile da raggiungere completamente. Il desiderio di avere tutto a disposizione in un istante è naturale, ma le necessità e le prescrizioni necessarie per l’attivazione delle singole funzionalità debbono essere definite con cura.

In termini pratici, bisogna attendere tali definizioni, prima di modificare il ciclo di sviluppo del progetto, in modo da tenere conto delle possibilità e limitazioni della tecnologia di BI disponibile.

Passo 5: analisi dei dati

La qualità dei dati alla fonte può rappresentare l’elemento di successo o di fallimento del progetto. Le cattive abitudini accumulate nel corso di decenni sono difficili da eliminare e i danni che ne possono derivare sono sempre costosi, oltre che fonte di perdite di tempo e noiosi da correggere.

Perciò, nel passato, l’analisi dei dati era limitata all’osservazione di una singola linea di business, senza un’ulteriore fase di consolidamento o riconciliazione con le necessità delle altre linee operative dell’organizzazione.

Passo 6: Realizzare un prototipo dell’applicazione. Il modo migliore per condurre l’analisi per la definizione delle funzionalità del prodotto, in passato denominata analisi di sistema, consiste nella realizzazione di prototipi, poiché, in questo modo, può essere combinata direttamente con la progettazione dell’applicazione.

Attualmente, esistono nuovi strumenti e linguaggi di programmazione, che consentono agli sviluppatori di verificare in molti modi la validità di un progetto o di un’idea, in un tempo relativamente breve.

La realizzazione di un prototipo fornisce anche la possibilità di comprendere, insieme ai futuri utenti del prodotto, limiti e potenzialità della tecnologia. Per questi ultimi, quindi, si crea la possibilità di verificare la validità sia delle proprie aspettative che delle prescrizioni fornite agli sviluppatori.

Passo 7: Analisi del Meta Data Repository

La maggior parte degli strumenti si traducono nell’avere a disposizione una maggiore quantità di metadati, sia tecnici che relativi all’impresa. I metadati tecnici debbono essere mappati all?interno dei metadati dell’impresa e, quindi, tutti debbono essere memorizzati e mantenuti in un meta data repository che, a sua volta, può essere acquistato su licenza oppure realizzato all’interno. In ogni caso, le prescrizioni e le caratteristiche dei metadati dovrebbero essere sempre documentate.

FASE 4: PROGETTAZIONE

Passo 8: Progettazione del Database

Per assicurare la corrispondenza con le necessità di accesso alle informazioni da parte degli utenti, è necessario costruire opportuni schemi di progettazione del database. Verranno utilizzati uno o più database di BI, per memorizzare i dati dell’impresa in forma sia dettagliata che aggregata, in base alle necessità degli utenti.

Passo 9: Estrarre/Trasformare/Caricare (ETL – Extract/Transform/Load) il progetto.Per la maggior parte delle organizzazioni, il completamento del processo di ETL nei tempi previsti rappresenta una sfida, almeno per quattro motivi specifici. In primo luogo, si tratta di un processo complesso e si tratta di un tipo di lavoro sicuramente meno gratificante rispetto alle altre fasi.

Il terzo motivo riguarda la finestra temporale, ovvero il tempo disponibile per effettuare questa attività, di solito estremamente ristretto. Infine, la scarsa qualità dei dati alla fonte normalmente richiede una grande quantità di elaborazioni, unicamente per trasformarli e renderne possibile l’utilizzo.

Passo 10: Progettazione del Meta Data Repository

Un sistema di gestione del Meta Data Repository, fornito da un venditore terza parte, normalmente deve essere personalizzato e migliorato. La maggior parte delle organizzazioni hanno bisogno di funzionalità che non sono fornite dal venditore del prodotto, anche se risultano documentate nel modello logico atteso.

Se, invece, il sistema di gestione del Meta Data Repository viene realizzato all’interno dell’impresa, allora il gruppo di sviluppo deve decidere se la progettazione di quest’ultimo debba essere orientata alla descrizione delle relazioni tra le entità, oppure debba risultare orientata agli oggetti.

FASE IV: COSTRUZIONE

Passo 11: Estrarre/Trasformare/Caricare (ETL – Extract/Transform/Load) lo sviluppo.

Molti strumenti sono disponibili per i processi di ETL, alcuni sofisticati e altri abbastanza semplici. Tuttavia, uno strumento di ETL può non costituire la migliore soluzione per l’impresa, in relazione alle necessità di trasformazione e normalizzazione dei dati identificate nel corso dell’analisi per la determinazione dei processi di questo tipo.
Pertanto, può risultare necessario attivare anche elaborazioni manuali. In effetti, spesso i team di sviluppo debbono procedere a una pre-elaborazione manuale dei dati, oltre ad essere costretti a scrivere estensioni dei programmi esistenti, a completamento delle funzionalità degli strumenti ETL.

Passo 12: Sviluppo dell’applicazione

Una volta completata la realizzazione di un prototipo, il team può iniziare a sviluppare l’applicazione relativa all’accesso e all’analisi dei dati. Questa attività può consistere in una semplice attività per finalizzare e rendere specifico un prototipo operativo, oppure per applicarlo usando strumenti di accesso più efficaci.

In entrambi i casi, normalmente le attività di sviluppo delle applicazioni front-end procedono in parallelo con lo sviluppo delle attività relative alle funzioni di back-end di ETL e alla creazione del meta data repository.

Passo 13: Il Data Mining

Questo argomento riguarda il modo con il quale le organizzazioni possono utilizzare, in maniera completa, l’ambiente di BI di supporto alle decisioni. Le applicazioni di BI spesso si limitano alla produzione di rapporti precompilati, alcuni dei quali non sono completamente nuovi, ma semplicemente ne rimpiazzano altri, da considerare superati.

Tuttavia, il beneficio reale deriva dalla BI nascosta all’interno dei dati dell’organizzazione, che può essere messa in evidenza unicamente con l’uso degli strumenti di data mining.

Passo 14: Sviluppo del sistema di gestione del Meta Data Repository.

Se la decisione è di realizzare all’interno dell’impresa un sistema di gestione del Meta Data Repository, invece di acquistarlo all’esterno (in termini di licenza d’uso), normalmente viene costituito un team separato incaricato del processo di sviluppo. Questo diviene un sottoprogetto facente parte del progetto generale di BI.

FASE VI: ATTIVAZIONE E DIFFUSIONE

In primo luogo, viene pianificato e schedulato il training per lo staff dell’impresa e per gli altri utenti dell’applicazione BI e del meta data repository. Quindi si attivano le funzioni di supporto, che includono l’help desk, la manutenzione e aggiornamento dei database di BI, la schedulazione e elaborazione delle attività batch di ETL, il monitoraggio delle performance e l’affinamento del database.

Passo 16: Valutazione del prodotto da rilasciare

É vitale imparare la lezione dai progetti precedenti. Bisogna, quindi, prendere nota dei casi di mancato rispetto dei tempi, del superamento dei costi e delle dispute con le relative soluzioni, analizzandone le cause in maniera approfondita.

Quindi, bisogna apportare le necessarie modifiche ai processi, prima di rilasciare una nuova versione del prodotto. In altri termini, bisogna procedere a una nuova valutazione di ogni strumento, tecnica, linea guida e processo che si sia rivelato inadeguato, in maniera di poterlo migliorare o, se del caso, eliminare.

Qualcuno ha affermato che un aeroplanino di carta può essere costruito anche senza un progetto, mentre questo non è possibile con un vero jet. In maniera analoga, un personal computer autonomo può essere attivato e utilizzato senza linee guida formali, cosa assolutamente impraticabile nel caso di un sistema di BI interfunzionale.

L’indicazione del percorso della BI fornisce proprio questo insieme di linee guida, fornendo una solida base, indispensabile per la crescita e l’evoluzione del sistema di BI. In definitiva, evidenzia un percorso chiaro per il passaggio della BI dalla teoria alla realtà.